Come gestire l'ergonomia della tua squadra quando sono remoti

Avere un team remoto può porre alcune sfide uniche, specialmente quando si tratta di garantire ad ogni membro del team un ambiente di lavoro sano e sicuro. E un setup work-from-home di successo può far risparmiare denaro per entrambe le parti. Il dipendente non deve spendere soldi per i pendolari e il datore di lavoro non deve spendere per il sovraccarico di un ufficio.

Tuttavia, quando un dipendente remoto non è impostato per il successo, questo può avere un impatto duraturo sul loro output e sulla relazione con il resto del team, per non parlare delle prestazioni complessive dell'azienda nel suo complesso.

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Essere in un ufficio rende più facile per un datore di lavoro monitorare l'ambiente di lavoro. Uno dei componenti più importanti in un ambiente di lavoro salutare è la buona ergonomia.

Definizione di ergonomia

Il termine "ergonomico" deriva dalle parole greche ergon, che significa lavoro, e nomos, che significa legge naturale. La pratica dell'ergonomia significa progettare e disporre gli strumenti che le persone utilizzano nel modo più sicuro e naturale.

"Inizialmente, l'ergonomia riguardava l'aumento della produzione", afferma Ronald W. Porter, PT, CEAS III, direttore di The Back School. "Stai cercando di migliorare l'adattamento tra il lavoratore e l'attività. "

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Oggi, dice Porter, la maggior parte delle persone considera l'ergonomia come un meccanismo di prevenzione delle lesioni. Sia gli impiegati in ufficio che quelli remoti che trascorrono ore seduti davanti a un computer sono a rischio di lesioni, come la sindrome del tunnel carpale o il dolore al collo e alla schiena.

Queste lesioni non avvengono subito. Si sviluppano nel tempo da una cattiva postura, che mette a dura prova il tuo corpo. Praticare una buona ergonomia e fornire le postazioni di lavoro adeguate riduce notevolmente questi rischi e aumenta la produttività.

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Che aspetto ergonomico è buono come

Secondo l'Amministrazione federale della sicurezza e della salute sul lavoro (OSHA), un datore di lavoro è tenuto a mantenere il luogo di lavoro "libero da rischi seriamente riconosciuti, compresi i rischi ergonomici. "Le loro linee guida per le migliori pratiche variano dall'industria all'industria. Ma per il lavoratore medio della scrivania, una configurazione ergonomica ben organizzata assomiglia a questa:

• Lo schermo del computer è a livello degli occhi.
• La tastiera e il mouse sono a un livello inferiore in modo che i polsi siano inclinati verso il basso.
• La sedia può essere regolata per sostenere la schiena quando i piedi sono appoggiati sul pavimento.

I singoli stati hanno le proprie leggi OSHA. Alcuni di questi possono essere più rigorosi delle leggi federali. Trisha Zulic, SHRM-SCP, SPHR, direttore della Society for Human Resource Management (SHRM), Human Resources-Region I, e SHRM Tech Expertise Panel Member, consiglia di aderire a qualsiasi regola (statale o federale) che favorisca maggiormente il dipendente.In California, ad esempio, le regole statali sono più severe delle regole federali OSHA.

In generale, l'OSHA non regola l'ambiente dell'home office. Tuttavia, una richiesta di richiesta di alloggio può essere presentata ai sensi della legge americana con disabilità. Una richiesta di risarcimento può essere presentata attraverso il risarcimento dei lavoratori.

Non è necessario assicurarsi che un operatore remoto disponga di una configurazione ergonomica per l'ufficio. Ma è un buon affare. "Quando si lavora da casa, le persone possono essere molto più produttive o meno produttive", afferma Zulic. Le persone che lavorano in remoto richiedono livelli più elevati di indipendenza e disciplina, quindi è meglio impostare loro (e la società) per il successo.

In che modo puoi aiutare i tuoi dipendenti remoti a conoscere e creare uno spazio ergonomico per l'ufficio? Dai un'occhiata a queste strategie seguenti.

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1. Offri l'impostazione del posto di lavoro a bordo

Il giorno migliore per fare educazione ergonomica è il loro primo giorno di lavoro. Se le imposti correttamente all'inizio, i problemi non si svilupperanno più tardi. Ronald W. Porter, PT, CEAS III

Quando qualcuno viene assunto, o passa a essere un dipendente remoto, rende l'istruzione ergonomica e l'impostazione dell'home office parte del processo di onboarding. Prenditi del tempo per fornire informazioni sulla configurazione della workstation insieme ad altri nuovi corsi di formazione.

"Il miglior giorno per fare educazione ergonomica è il loro primo giorno di lavoro", afferma Porter. "Se le imposti correttamente inizialmente, i problemi non si svilupperanno più tardi. "

Questo può accadere come parte di una videochiamata, oppure puoi effettivamente avere uno specialista di ergonomia certificato venire a casa loro e fornire una valutazione con consigli sui mobili.

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"È un reinvestimento nel lavoratore se si dispone di uno specialista di ergonomia", afferma Zulic. Incoraggia i datori di lavoro a prendere in considerazione i risparmi sui costi avendo un team remoto e utilizzare alcuni di questi risparmi per investire nel fornire un ambiente di lavoro in casa sano.

Dato che le persone hanno telai e altezze differenti, è necessario personalizzare l'impostazione ergonomica in base alle esigenze individuali. Anche la vista ha un ruolo. Per questo motivo, Porter consiglia vivamente di utilizzare un professionista qualificato per consigliare i dipendenti remoti.

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2. Consulta il fornitore dei tuoi lavoratori

"Raccomando che ogni datore di lavoro si sieda e parli con il fornitore di comp per i lavoratori", afferma Zulic. I fornitori di indennizzo dei lavoratori vogliono evitare le richieste. Ciò significa che incoraggiano i datori di lavoro ad assicurarsi che le persone siano al sicuro nella loro casa.

Alcuni fornitori di comp per lavoratori possono condividere i costi per fornire istruzione e forniture ergonomiche. Potrebbero persino avere il proprio esperto di ergonomia da inviare a casa di un dipendente. Possono anche avere risorse educative che puoi fornire ai tuoi dipendenti senza costi aggiuntivi per l'azienda.

3. Fornire strumenti di autovalutazione

Un modo per aiutare le persone a controllare l'ergonomia del proprio ufficio è offrire strumenti di autovalutazione. Porter dice che ci sono programmi software che fanno una serie di domande e valutano la workstation di una persona con rosso, giallo o verde, a seconda di quanto sia ergonomica l'area.Gli strumenti forniscono anche esempi di buone pratiche ergonomiche.

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OSHA fornisce anche un riferimento gratuito per la configurazione dell'ufficio. Ci sono altri strumenti che puoi acquistare online.

4. Pianifica i check-in regolari

Il lavoro remoto non deve essere diverso da un team centralizzato, come si potrebbe pensare. Jane Scudder, consulente del posto di lavoro

La comunicazione è importante, indipendentemente dalla posizione di un dipendente. Esistono numerosi strumenti, come il software per chat e videoconferenze, che consentono ai dipendenti remoti di rimanere connessi.

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I dipendenti dovrebbero sentirsi a proprio agio nel parlare dell'ambiente di lavoro, indipendentemente dal fatto che sia remoto o meno. Fai sapere loro che vuoi sapere di eventuali problemi che stanno avendo con il loro spazio di lavoro e l'ergonomia.

"Il lavoro a distanza non deve essere diverso da un team centralizzato come potremmo pensare", afferma Jane Scudder, una consulente del posto di lavoro con sede a Chicago. Raccomanda check-in regolari durante le riunioni di gruppo per chiedere alle persone come stanno andando. Questo può includere qualsiasi preoccupazione sul loro accordo di home office.

5. Nomina di un leader ergo

Se la tua organizzazione non ha i fondi per assumere un consulente ergonomico per consigliare i lavoratori remoti, puoi anche istruire qualcuno all'interno dell'azienda. Un rappresentante delle risorse umane può diventare un buon leader ergo. Possono seguire un corso su come impostare una workstation ergonomica e aiutare gli altri a valutare i propri spazi di lavoro.

Un leader ergo può aiutare a prevenire l'acquisto di prodotti fuorvianti. "Negli Stati Uniti, la parola" ergonomia "associata a un prodotto non significa nulla", afferma Porter. "Tutto ciò significa che costa più denaro, quindi è possibile acquistare una sedia da ufficio ergonomica ed essere molto a disagio. "

Il tuo ergo leader assumerà il ruolo di educare i dipendenti sull'ergonomia, aiutandoli a selezionare i prodotti appropriati per soddisfare le loro esigenze. Possono recarsi a casa di un dipendente remoto o fare una consultazione video.

6. Avere valutazioni ergo annuali

I bisogni delle persone possono cambiare, sia a causa dell'età, dei cambiamenti di peso, della gravidanza o di una condizione cronica. È importante rivedere periodicamente la conversazione sull'ergonomia.

"L'ergonomia non è un affare one-shot, è una sorta di processo in corso", dice Porter. Dato che non vedi i lavoratori remoti ogni giorno, non saprai se i loro bisogni sono cambiati a meno che non li segnalino.

"Le persone non diranno nulla se il datore di lavoro non fa un'offerta", afferma Zulic. Puoi farlo come parte di una normale conferenza annuale di gruppo o chiedere ai dipendenti di riutilizzare il programma software di valutazione della workstation per valutare il loro spazio di lavoro.

Fornire soluzioni ergonomiche ai dipendenti, in remoto o in ufficio, li aiuta a lavorare in modo più confortevole. Questo alla fine permetterà loro di essere più produttivi. Applica i suggerimenti di cui sopra per offrire un ambiente di lavoro più sano, indipendentemente da dove si trovano i tuoi dipendenti.